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Se você é um gerente de projetos, que está envolvido em um projeto que não tem um orçamento realístico, a primeira coisa que você deverá fazer é discutir com o patrocinador para ver se há algum fator que dirige o orçamento do projeto. Por exemplo, poderá haver restrições orçamentais. Se você trabalha para um partido terceirizado, é possível que a sua equipe de vendas tenha se comprometido com um preço fixo para o projeto. Por outro lado, às vezes a gerência estabelece um orçamento arbitrário sem ter uma justificativa. Essa informação não fará com que o seu desafio seja mais fácil, mas você poderá sentir-se mais confortável ao compreender melhor o motivo do orçamento fixo, e isso poderá fazer com que a sua tarefa de preparar-se e planejar a preparação e a motivação dos membros da equipe, para tentar conseguir o objetivo seja mais fácil.
Uma vez compreendido o motivo para o orçamento fixo do projeto, há algumas técnicas de gerenciamento de projetos que poderão ser utilizadas para aumentar as possibilidades de sucesso e para gerenciar melhor as expectativas. As técnicas são:
Aumentar os recursos humanos. Todos os projetos requerem algum tempo e custo para criar as entregas acordadas no escopo do projeto. Se você descobrir que a restrição do prazo não está alinhada com o custo e com o escopo, converse com seu gerente sobre a possibilidade de aumentar os recursos humanos que estão disponíveis para o projeto. Adicionar recursos humanos ao projeto aumentará o custo, mas poderá permitir que você conclua o projeto dentro do prazo final.
Reduzir o escopo. Fale com seu patrocinador sobre a possibilidade de reduzir o escopo do projeto. Veja se há algumas características e funcionalidades que ele poderá dispensar no momento, de modo que você possa entregar o projeto dentro do orçamento fixo.
Identificar e gerenciar o orçamento fixo como um risco no projeto. Utilizar o processo de gerenciamento de riscos, lhe ajudará a gerenciar melhor as expectativas e também poderá ser uma boa maneira para coletar informações e idéias sobre como você poderá cumprir com o orçamento fixo.
Gerenciar o escopo com tolerância zero. Em muitos projetos, você começa com um orçamento agressivo, e então a situação piora porque você não gerencia eficazmente o escopo. Se você estiver em um projeto com um orçamento não realístico, é imprescindível que você gerencie o escopo eficazmente e não aumente o escopo sem primeiramente ter uma requisição de mudança do escopo justificada e aprovada. O gerenciamento disciplinado do escopo assegurará que você tenha que entregar somente o que foi concordado originalmente, e que todas as mudanças aprovadas estejam sendo orçadas e que seus respectivos valores e tempo sejam acrescido no orçamento e no prazo final.
Procurar oportunidades de aperfeiçoamento dos processos. Por último, faça uma avaliação bem honesta no seu orçamento e na sua abordagem para executar o projeto. Fale com a sua equipe, com o seu cliente, e com seu gerente sobre todas as idéias que puderem ter para fazer com que o projeto seja concluído com mais economia. Isso fará com que todos pensem que podem ser uma parte da solução. Por exemplo, em vez de comprar equipamentos novos, é possível que o projeto compre equipamentos usados que atendam as suas necessidades.
Sumário
Embora pareça que você está sendo responsabilizado pelos eventos e pelas circunstâncias que estão fora de seu controle, você têm controle sobre os processos que você utiliza para gerenciar o projeto.
PERGUNTA: O que você faria se o orçamento de seu projeto não fosse realístico?
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